Viele Unternehmen sehen IT als ein notwendiges Übel. Etwas das man heute haben muss. Etwas das nur irgendwie funktionieren muss. “Ohne geht es heute eben nicht mehr”. Warum wird IT nicht als Chance gesehen? Gerade in Zeiten von SaaS (Software as a Service), Cloud Anwendungen und einer Vielzahl von Freemium Angeboten ist es für Unternehmen möglich eine effiziente und kostengünstige IT Infrastruktur aufzubauen. Privatanwender und viele große Unternehmen nutzen bereits die Vorteile von Cloudanwendungen. Umso wichtiger als die Art der Bereitstellung ist jedoch das Verständnis: eine gute IT Infrastruktur unterstützt und stellt keine Belastung dar. Es ist eine Chance für mehr Produktivität, Kollaboration und kann entscheidende Wettbewerbsvorteile schaffen.

Um zu zeigen, wie man seine interne Struktur und die Prozesse als kleines Unternehmen mithilfe von IT Services optimieren kann, möchten wir Auszüge unserer IT Infrastruktur vorstellen. Heute geht es um Tools, die für nahezu jedes kleine Unternehmen zu haben sind und eine gute Basis in der IT darstellen. In einem zweiten Beitrag stellen wir Spezialtools vor, welche vielleicht nicht für jeden Betrieb relevant sind. Diese Tools sind mächtige Spezialanwendungen, aber eben nicht für jedes Geschäftsmodell.

Es geht dabei nicht um die Lösungen ansich – es es nur Beispiele, welche für uns sehr gut funktionieren. Viel wichtiger sind die Bereiche, die man damit abdecken kann und die Funktionen die jede einzelne Lösung erfüllt.

Eine sehr gute Basis schafft die mittlerweile weit verbreitete Business Suite Google Apps. Sie stellt E-Mail Postfächer für jeden Mitarbeiter, das Dokumentensystem Google Docs (Texte & Tabellen), einen Kalender für das komplette Unternehmen und weitere kleinere Lösungen zur Verfügung. Google Reader (Nachrichten, Alerts), AdWords, Webmaster Tools und Bookmarks, um nur einige zu nennen.

Bevor wir mit unseren E-Mails komplett zu Google umgezogen sind, haben wir den Webserver mit Zimbra Open Source selber betrieben. Ebenfalls eine gute Lösung, allerdings mussten wir uns dabei um den Betrieb, Backups, Updates und alles weitere kümmern. Jetzt übernimmt Google das für uns, übrigens kostenlos in der Standard Version (bis zu 8 GB Speicherplatz pro User). Wenn man damit nicht auskommt oder weitere Unternehmensservices nutzen möchte,  fallen 40€ jährlich pro Nutzer an. Nicht vergleichbar mit den Kosten für einen Eigenbetrieb. Google Docs (Texte und Tabellen) nutzen wir für alle Dokumente “work in progress”, also zum Beispiel Blogbeiträge oder Pressetexte über die wir gerne mal einige Tage nachdenken. Die gemeinsame und parallele Arbeit mit mehreren Personen in einem Dokument gleichzeitig ist einfach unschlagbar.

Als CRM (Customer Relationship Management) Anbieter ist klar, dass wir für die Kollaboration in Projekten oder die Kommunikation mit externen Stakeholdern CentralStationCRM einsetzen. Das umfasst Aufgabenmanagement und -verteilung, die Dokumentation sämtlicher Gespräche, E-Mails oder Notizen zu unseren Kontakten und die Bearbeitung von Angeboten. Das CRM arbeitet dabei reibungslos mit den Google Diensten zusammen. Termine aus dem CRM finden sich im Google Kalender, wichtige E-Mails werden via die E-Mail Dropbox von CentralStationCRM noch während dem Versand an den richtigen Kontakt oder die richtige Chance angehangen (mehr dazu in unserem Produktblog) und Updates zu mir wichtigen Personen laufen in jedem Fall auch durch meinen Google Reader.

Zur Abwicklung der Finanzbuchhaltung nutzen wir ebenfalls eine Sofware as a Service (SaaS) Lösung: collmex. Anstatt ein lokales System zu installieren und jährlich Updates durchzuführen (und die neue Software wieder zu bezahlen) sind wir hier mit knapp 10 Euro monatlich dabei. Collmex nimmt einem die Arbeit zwar nicht ab, allerdings ist es wahrscheinlich noch eine der einfachsten Buchhaltungslösungen, die man findet.

Skype ist hier der Standard in der Webtelefonie und insbesondere für Gespräche innerhalb der Firma eine gute Option. Zusätzlich nutzen wir Skype für den Support von CentralStationCRM. Wenn wir eng zusammen arbeiten, aber ein Treffen nicht möglich ist, bietet sich für Mac User iChat an. Ein einfacher Messenger mit dem man wie mit Skype telefonieren kann. Jedoch ist es zusätzlich zur Freigabe des Bildschirms möglich diesen zu übernehmen. Das heißt ich kann Designidee auf dem Bildschirm meines Kollegen zeigen, als wäre es mein eigener Rechner. Wir nutzen iChat daher sehr intensiv und regelmäßig.

Das CRM ist ein zusätzliches Tool für die nicht zeitkritische, interne Kommunikation. Bei einer für meinen Kollegen relevanten Neuigkeit poste ich ein kurzes Status Update in unserem CRM. Er wird es bei seinem nächsten Besuch sehen. Vorteil: ich muss ihn nicht durch einen Anruf oder eine E-Mail aus seinem aktuellen Arbeiten und Denken herausreißen. Wir arbeiten dadurch deutlich konzentrierter.

Wir legen so wenig Dateien wie möglich in irgendwelchen Ordnern ab. Auch mit einer klaren Ordnerstruktur ist das Suchen meistens nicht so schnell wie in einer Datenbank gestützten Speicherung. Wichtige Verträge oder Dokumente heften wir daher stets an den entsprechenden Kontakt im CRM an. Für alles weitere nutzen wir den Dienst Dropbox. Dropbox ist mittlerweile weit verbreitet und im weitesten Sinne eine Online Festplatte. Sie hat den Vorteil, dass ich meine Dropbox als Ordner in meinem Rechner einbinden kann. Das heißt ich arbeite in einer normalen Ordnerstruktur, nur dass die Dokumente stets auch online und damit unabhängig von meinem Arbeitsplatz verfügbar sind. Innerhalb der Firma teilen wir uns einen Dropbox Ordner, damit jeder immer die aktuellsten Dokumente vorliegen hat.

Um die Sicherung unserer Daten kümmern sich die jeweiligen Anbieter. So wie wir nächtlich eine Sicherungskopie aller Accounts in CentralStationCRM durchführen, tun dies die anderen Anbieter (Google, Dropbox, …). Zur Sicherung größerer Dateien (z.B. unsere Screencasts) und zur doppelten Sicherung der Dropbox Dateien dient eine NAS (Network attached storage). Mac Nutzer sind es gewohnt, dass stündlich ein Backup auf ein beliebiges Speichermedium erstellt wird. Hiermit sind auch unsere Rechner direkt gesichert und selbst im Falle eines Festplattenfehlers in einem der Rechner könnten wir sämtliche Programmdaten mit maximal einer Stunde Datenverlust wieder herstellen.

Ich denke das waren die wichtigsten Bereiche und Arbeitssysteme bei 42he. Grundsätzlich bietet die starke Nutzung von Cloud basierten Diensten uns Flexibilität, was den Arbeitsplatz angeht und zusätzlich Sicherheit vor Datenklau / Datenverlust.

Auch wenn es im ersten Moment sicherer erscheint die Daten lokal auf dem Rechner zu speichern, so ist beispielsweise der Verlust oder Diebstahl eines Laptops in unserem Fall deutlich harmloser. Wir ändern die Passwörter unserer SaaS Dienste und sperren den Rechner damit aus, selbst wenn der lokale Zugang geknackt wird. Bei einer lokalen Datenspeicherung ist es nur eine Frage der Zeit, bis der lokale Zugang und damit der Zugriff auf Kunden-, Finanz- und sonstige Firmendaten offen steht. Der absolute Horror für jede Firmen IT.

Wir haben damit eine für unser Unternehmen sehr effiziente und ebenso kostengünstige Infrastruktur geschaffen. Diese wäre nur mit deutlich mehr Aufwand und ziemlich sicher höheren Kosten möglich, wenn wir weniger webbasierte Software einsetzen würden. Und dabei sollte man bedenken, dass wir ein IT Unternehmen sind d.h. das Know-how für einen Inhouse-Betrieb hätten. In kleinen Unternehmen mit der Kernkompetenz außerhalb von IT sollte die Entscheidung noch klarer ausfallen.

Wenn Sie Fragen zu dem Zusammenspiel der einzelnen Lösungen haben oder Tipps zur Auswahl benötigen kommen Sie gerne auf mich zu. Vielleicht schwören Sie selber auf andere Dienste oder sind Verfechter von lokalen Softwareinstallationen? Lassen Sie es uns wissen und schreiben Sie uns einen Kommentar.