Neue Software, neues Glück: Sagen Sie Adieu zum Pflichtenheft

von Moritz Machner im Juni 2013 in Allgemein

Nicht selten bekommen wir ein mehr oder weniger umfangreiches Pflichtenheft zugeschickt, weil jemand ein individuell angepasstes CRM System haben möchte. Wir weisen dann immer darauf hin, dass wir keine Individualsoftware erstellen, jedoch blättern wir aus Spaß auch immer mal wieder durch so ein Dokument. Eine Sache stellen wir dabei mit ziemlich hoher Wahrscheinlichkeit fest: Man sucht eine neue Software, die aber im Grunde so funktioniert wie die bestehende Lösung.

Business Process Reengineering: Alte Zöpfe abschneiden

Hier kommen wir zu einem grundsätzlichen Problem. Sicherlich kann Software einen Prozess im Unternehmen verbessern, allein indem der Prozess digital abgebildet wird. Viel häufiger kann der Prozess aber deutlich verbessert und das Problem hinter dem Prozess somit viel besser gelöst werden, wenn man sich für eine radikalere Umstellung des Prozesses entscheidet. In der Fachsprache “Business Process Reengineering”. Gerade mit der Einführung einer neuen Software ist der Zeitpunkt hierfür natürlich ideal. Und insbesondere Standardsoftware bring hier einen Vorteil mit, da meist relativ allgemeine und moderne Prozesse zu Grunde liegen, die sich in der Praxis bewährt haben. Bei unserer CRM Software CentralStationCRM sind diese zudem noch so flexibel ausgelegt, dass sie branchenunabhängig auf fast alle kleinen und mittleren Unternehmen passen. So kann jeder seine individuelle Arbeitsmethodik in einem gut durchdachten Rahmen umsetzen. Natürlich mag es auch ganz besondere Umstände geben, in denen ein individueller Prozess sinnvoll oder sogar nötig ist. Unsere Erfahrung als Dienstleister für die unterschiedlichsten Branchen (Handwerk, produzierendes Gewerbe, Dienstleister) zeigt aber, dass dies wirklich nur sehr selten vorkommt. Ein einfaches Grundgerüst, welches an ausgewählten Stellen Flexibilität ermöglicht, kann die meisten Prozessanforderungen vollständig abbilden.

Neue Konzepte & Ideen einfließen lassen

In Pflichtenheften ist das Gegenteil aber meist der Fall. Fast immer handelt es sich um eine Kombination aus „wir haben das schon immer so gemacht“ und „der Müller aus dem Controlling sagt, das sei ein KO Kriterium“. Der Mut auch die tieferliegenden Probleme zu sehen und eine Softwareeinführung als Chance zur grundsätzlichen Lösung eines Problems zu betrachten zahlt sich eigentlich immer aus. Das Verbesserungspotential bei der Übertragung des Status Quo auf eine andere Plattform ist per Definition sehr gering. Seien Sie also mutig bei der Auswahl einer neuen Software. Versuchen Sie neue Ideen und Konzepte zu verstehen und in Ihren Entscheidungsprozess einzubeziehen, anstatt nur auf KO Kriterien und den Status Quo zu pochen.
Tags dieses Artikels: Features, IT Strategie, KMU, Pflichtenheft und Software
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Es gibt 2 Kommentare zu diesem Artikel.

Christian Aust am Montag, 17.06.2013

In der Sache vollkommen richtig. Die Diskussion mit (potentiellen) Kunden über die Sinnhaftigkeit ihrer Prozesse ist jedoch schwierig. Nicht wenige Unternehmer liefern dann lieber ?wie bestellt?. Und solange viele solche gibt, die das einfach machen, stehen die anderen wie ewige Nörgler und Weltverbesserer da. Ich würde mich aber freuen, wenn mehr Kunden das Bewusstsein entwickelten, dass neuer Wein in alten Schläuchen meistens keine gute Idee ist. Vielleicht würden mehr success stories helfen?

Ralf Baumann am Donnerstag, 11.07.2013

Ein Pflichtenheft ist eine Pflichtübung, oftmals kein durchdachter analytischer Prozess. In meinem Blog (http://easyrequirement.blogspot.de/) präferiere ich die Systemkontextanalyse. Eine Untersuchung des Systemkontextes, also eine Methode, die das gesamte zu betrachtende Umfelde der zu schaffenden Software untersucht. Diese beinhaltet auch alle Prozesse. Mit BPMN kann man den IST-Zustand erfassen und ein anderes BPMN-Modell kann der optimierte SOLL-Zustand sein. Dazu gehört jedoch immer eine tiefe menschliche Kommunikation.

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Moritz Machner

Mitbegründer von 42he. Technischer Kopf und Chefentwickler mit Passion für schlanke Designs.


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