Es ist Musik in der digitalen Verwaltung von Dokumenten. Eine Reihe von Unternehmen schreibt sich die Revolution des Papiers auf die Fahne und die Chancen stehen gut, dass der Alltag von uns allen dadurch ein klein wenig einfacher und besser wird. Um das zu erreichen, starten wir gemeinsam mit 11 weiteren Unternehmen die DocTag Initiative.

Das Problem: Dokumente sind stumm

Zum Ende eines jeden Monates generieren wir in jedem unserer Produkte Rechnungen. Jeder einzelne unserer Kunden nimmt dieses Dokument und “verarbeitet” es selber oder gibt es an seinen Steuerberater weiter. Für das Finanzamt und den eigenen Überblick muss jetzt irgendwie erfasst werden, dass 35 Euro brutto, 29,41 Euro netto von unserem Kunden an uns gezahlt werden sollen. Auf dem Dokument sind all diese Daten natürlich lesbar, aber eben leider nur für das menschliche Auge. Streng genommen sind die Informationen wenig strukturiert. Zur weiteren Verarbeitung werden die Daten also im wahrsten Sinne des Wortes abgeschrieben oder semi-automatisch erfasst. Mit Hilfe einiger Logiken versuchen beispielsweise Dokumentenmanagement Systeme die nötigen Daten - z.B. die Endsumme aus einer PDF Rechnung - heraus zu lesen. Dieses System funktioniert schon immer besser, wird aber immer fehlerbehaftet sein. Es ist so, wie wenn ich einen Bierdeckel mit Ideen vollschmiere und Sie am nächsten Tag versuchen alles zu entziffern. Und wer will schon Fehler in der Buchhaltung und den Stress mit dem Finanzamt?

Die Lösung: Mit DocTag lernen Dokumente sprechen

Seit einigen Wochen steht bei uns und einigen weiteren Anbietern von Websoftware die Idee im Raum das Problem zu lösen. Die DocTag Initiative ist geboren. Grob gesagt wollen wir Dokumente mit zusätzlichen Informationen anreichern, so dass die Informationen vollautomatisiert und eindeutig gelesen werden können.

Mittlerweile sprechen wir nicht mehr über das “ob”, sondern schon über das “wie”. Es gibt mehrere technische Möglichkeiten, wie man das Problem angehen kann, grundsätzlich soll die Lösung so einfach wie möglich, so komplex wie nötig sein. Es nützt niemandem, wenn die Lösung technisch so komplex ist, dass kaum ein Anbieter bereit ist diese umzusetzen. Auf der anderen Seite soll es auch keine halbherzige Lösung sein, die per Definition schon beschränkt ist. Wir streben eine schlanke und dynamische Lösung an, die das Potential auf eine schnelle Verbreitung hat.

Man könnte zwar sagen uns als CRM und Projektmanagement Anbieter betrifft das Problem nur bedingt. Wir speichern Dokumente, wie beispielsweise Rechungen, aber verarbeiten tun wir die Informationen grundsätzlich nicht. Doch jede Rechnung, die ohne die entsprechenden Informationen erstellt wird, ist eine Rechnung die in der nächsten Hand wieder manuell oder semi-automatisch eingelesen werden muss. Wir sind überzeugt, dass sprechende Rechnungen eine Erleichterung für viele Privatpersonen und Firmen wären, doch kommt es in erster Linie auf die Verbreitung des Standards an. Je mehr Rechnungen (später sollen auch andere Dokumententypen dazu kommen) die Informationen in strukturierter Form enthalten, desto attraktiver wird die Auswertung solcher Informationen.

Wer sich also eine Erleichterung der Erfassung und Auswertung von Dokumenten im Alltag wünscht, der möge die Idee der noch jungen DocTag Initiative teilen. Wir freuen uns über den Input und die Teilnahme weiterer Anbieter und natürlich über jeden der die Idee teilt. Spread the word!