Das E-Mail Problem in Unternehmen. Der Kampf gegen ASAP und Stromberg

von Moritz Machner am 24.12.2011

Volkswagen verringert nun den E-Mail Stress der Mitarbeiter, indem E-Mails in der Freizeit nicht mehr Mobil zugestellt werden (siehe. Zeit Artikel)

Das Problem, das man oft – nicht nur in der Freizeit – mit unwichtigen Mails belĂ€stigt wird, ist glaube ich jedem bekannt. Die Lösung von VW ist meines Erachtens ein herumdoktern an Symptomen, das eigentliche Problem wir nicht gelöst.

Asapissimo...

Eine Seuche namens ASAP geht in vielen Betrieben um. Alles ist plötzlich wichtig und zeitkritisch, neudeutsch „ASAP“ fĂŒr "As soon as possible". Vieles davon wird per E-Mail verbreitet. Interessanterweise machen viele Unternehmen im Assessment Center eine so genannte PostkorbĂŒbung- oder auch Fallstudie. Bei dieser geht es darum, VorgĂ€nge nach dem Eisenhower Prinzip in vier Kategorien aufzuteilen.
DringendNicht dringend
Wichtig
Nicht wichtig

Zu beachten ist, dass die aller wenigsten Dinge sowohl wichtig als auch dringend sind. Bei einem IT Unternehmen könnte dieses z.B. der Ausfall eines Servers sein. Jetzt können Sie gerne mal die Probe aufs Exempel machen und gucken, was man Ihnen in der letzten Arbeitswoche alles mit ASAP an den Kopf geschmissen hat. Anscheinend scheint das Konzept ĂŒber das AC hinaus nicht lange zu halten.

...Stromberg

Zu diesem Effekt gesellt sich noch ein weiterer Stressfaktor, nĂ€mlich der Kollege “Stromberg”, welcher permanent jeden Vorgang und jede E-Mail an einen möglichst großen Verteiler schickt, so dass er von vielen im Unternehmen als „harter Performer“ wahrgenommen wird. Nicht zuletzt gibt es ja die alte Weisheit „wer schreibt, der bleibt“.

E-Mail zwischen Störung und Vergessen

Im Ergebnis fĂŒhrt das zu einer permanenten Mailschwemme im Postfach, die einen den ganzen Tag aus der Konzentration reißt. Diese Flut zu filtern ist sehr schwer, da ja angeblich alles auch zeitkritisch (ASAP) ist. Das Mailprogramm nur zwei mal am Tag zu öffnen ist zwar eine Möglichkeit, um sich besser auf die Arbeit konzentrieren zu können, aber dann könnte man ja die wirklich zeitkritischen Dinge verpassen. Allzu oft gehen Dinge oder Aufgaben in E-Mails auch unter, da man diese kurz ĂŒberfliegt und sie dann schnell im Postfach nach unten rutschen und in Vergessenheit geraten. Wenn man die Information dann eigentlich benötigt, weil man sich mit dem entsprechenden Vorgang befasst, ist die Mail schon lange aus dem Blick und aus dem Sinn.

Die E-Mail an sich scheint also mit ihrer chronologischen Ordnung nicht wirklich gut zu sein, um Informationen entsprechend priorisiert und wieder auffindbar zu organisieren. Auch die schiere Masse macht es natĂŒrlich einem schwer. Daher muss also ein neues Konzept her.

Ein Lösungsvorschlag

E-Mails sollte intern nur noch fĂŒr zeitkritische Dinge genutzt werden. Hierbei ist es auch wichtig, das der Autor der Mail sich selbst nicht fĂŒr so wichtig nimmt, das er alles als ASAP und dringlich darstellt. Wichtige, aber nicht zeitkritische Information sollten Vorgangsgebunden abgelegt werden. So lenken diese nicht von der aktuellen Arbeit ab, aber man findet sie direkt, wenn man mit dem entsprechenden Vorgang beschĂ€ftig ist. CentralStationCRM bietet hierzu zum Beispiel die Notizen, welche an Person, Firmen, Angebote und Projekte angehĂ€ngt werden können. Über die Mailin Funktion können diese auch per E-Mail an das CRM geschickt werden, wenn das bequemer sein sollte. Nun ist die Information dort deutlich besser aufgehoben. Wenn ich gerade nicht an Angebot „Meyer“ arbeite, muss ich gar nicht wissen, dass der Kollege dort etwas Wichtiges notiert hat. Wenn ich dann zu gegebener Zeit wieder auf das Angebot zurĂŒckkomme, kann ich in kĂŒrzester Zeit alle wichtigen Information zu dem Angebot sehen. HĂ€tte der Kollege mir die Notiz per E-Mail geschickt, ich hĂ€tte sie inzwischen schon lange vergessen. Auch das CentralSphere Projektmanagement bietet die Möglichkeit ĂŒber Nachrichten projektspezifische Informationen an das Team zu kommunizieren. Es ist quasi eine Art „Projektverteiler“, nur das es die Leute nicht von der Arbeit ablenkt und die Informationen nach Thema und Konversation gebĂŒndelt werden. So kann auch hier das Wichtige kommuniziert werden, ohne direkt dringlich oder belĂ€stigend zu sein.

Also probieren Sie es einfach mal aus. Und sagen Sie auch Ihrem Herrn „Stromberg“ ruhig einmal, das dass Memo XYZ nun wirklich weder in eine Mail gehört noch ASAP ist. Sie werden mehr Zeit fĂŒr die wichtigen Dinge haben und die zeitkritischen werden Sie auch nicht mehr ĂŒbersehen. Und wenn Ihr Handy dann mal am Wochenende eine neue Mail meldet, ist es auch zeitkritisch.

In dem Sinne: Frohe und vor allen Dingen ruhige Feiertage!

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Moritz Machner

MitbegrĂŒnder von 42he. Technischer Kopf und Chefentwickler mit Passion fĂŒr schlanke Designs.