Getting Things Done Blogparade: Neues Projektmanagement Tool für Kommunikation und Kollaboration

von Axel von Leitner im August 2011 in Kollaboration

In seinem Blog Selbständig im Netz hat Peer Wandiger vor einigen Wochen zu einer Blogparade aufgerufen - konkret geht es um GTD: Getting Things Done. Also darum, wie man seine Aufgaben am besten erledigt, produktiv arbeitet oder seine Arbeit organisiert. Durch die unzähligen Online Tools, kleinen Aufgaben Manager oder Methoden, um eben seine Aufgaben besser erledigt zu bekommen ist “Getting Things Done” absolut in Mode. Wer will nicht gerne besser durch den Tag kommen, mehr schaffen oder früher Zeit für andere Dinge haben? Wenn man an Tools denkt sind es meist die kleinen To Do Listen Manager wie beispielsweise Things oder eben klassische Projektmanagement Systeme wie Basecamp oder noch klassischer Microsoft Projekt. Wir als Software Schmiede und parallel Mitarbeiter an unterschiedlichen Projekten haben damit allerdings ein Problem: diese Tools sind in der Regel nicht für die Kollaboration mit vielfältigen anderen Leuten ausgelegt: Projekt eins mache ich mit meinem Partner, Projekt zwei mit einem Kunden, Projekt drei mit mehreren Freelancern und so weiter: je Projekt sind es teilweise unterschiedliche Coworker, Kunden oder Beteiligte. Hier ist dann ein firmenbasiertes Projektmanagement System wie Basecamp schnell am Ende. Dort schaffe ich als Firma die Lizenzen an oder miete sie und stelle dann allen Mitarbeitern oder Kunden einen Zugang bereit. Mit diesem Zugang sollten diejenigen dann ausschließlich Projekte mit mir machen, aber auch sie haben häufig das Problem unterschiedlicher Coworker oder Projektpartner. Für Freelancer oder uns ist das Modell also sowohl organisatorisch als auch finanziell schwierig, denn ich will nicht alle Leute mit denen ich in einem Projekt arbeite “durchfinanzieren”. Die Konsequenz bei uns war bisher, dass wir je Projekt ein Google Dokument mit einer einfachen Bullet Point Liste hatten. Neue Ideen wurden unten heran geschrieben, dringende Änderungen zum Beispiel an unserer CRM Software CentralStationCRM wurden oben drüber geschrieben. Spätestens wenn es Rückfragen von einem der Beteiligten gibt entstehen Unterlisten zu den einzelnen Bulletpoints - so sieht das dann aus: Die Strukturierung dieser Listen ist immer nervig, neue Kommunikation oder Anmerkungen sieht man nur zufällig und auch Dokumentation ist Fehlanzeige - erledigtes wird gelöscht oder nach ganz unten zu “erledigtes” kopiert. Das kann es nicht sein dachten wir uns. Wir glauben es fehlt ein einfaches Projektmanagement Tool, in dem sich die Teams völlig flexibel auf Projektbasis zusammen finden können. Es muss sehr einfach und schlank sein und im Prinzip nur zwei Dinge erfüllen: die Aufgaben aller beteiligten sammeln und die Kommunikation im Projekt sinnvoll abbilden. Weil wir glauben, dass wir mit dem Problem nicht alleine da stehen haben wir uns entschlossen genau das Produkt zu entwickeln. Wir entwickeln “CentralSphere”, den Bruder von CentralStationCRM.

Von der Idee zum fertigen Produkt

Die Idee ist das jeder seine Coworker einladen kann und diese das erste Projekt komplett kostenlos abwickeln können. Erst wenn Sie mehrere Projekte mit unterschiedlichen Leuten abwickeln möchten wird die Nutzung von CentralSphere kostenpflichtig. So können Freelancer beispielsweise ihre Kunden kostenlos einladen, damit diese einen Überblick des Projektverlaufs bekommen. Der Vorteil für den einzelnen Nutzer ist, dass er nicht für alle fünf oder mehr Parteien mit denen er arbeitet bezahlen muss, sondern dass jeder seinen eigenen Zugang bezahlt oder sogar kostenlos mitarbeiten kann. Wer unsere Produkte CentralStationCRM oder auch das GastroBook24 kennt weiß, dass wir in erster Linie schlanke Lösungen mit einfacher Usability entwickeln. Die Eckpfeiler oder Worte zur Beschreibung unserer neuen Idee sind aus meiner Sicht Kollaboration, dezentrales Arbeiten, Aufgabenorganisation und -management.

Beta Invites für SIN Leser

Ich habe mit dem Schreiben dieses Blogbeitrags extra fast bis zum Ende der Getting Things Done Blogparade gewartet, um zu schauen wie weit wir bereits mit der Entwicklung sind. Wir möchten zwar noch nicht unmittelbar die Einladungen verteilen, allerdings ist der Start in die Beta Phase nicht mehr allzu weit entfernt. Ihr könnt euch daher schon heute bei uns eintragen, um als Erster eine Einladung zu CentralSphere zu bekommen. Dazu könnt Ihr eure E-Mail Adresse auf http://42he.com im Formular am Ende der Seite hinterlassen. Versteht sich von selbst, dass wir eure Daten vertraulich behandeln. Abschließend eine Frage an alle Selbstständigen, Coworker und Freelancer: was sind eure Erfahrungen mit Software zur Unterstützung der Projektarbeit? Habt Ihr ähnliche Eindrücke oder stoßt Ihr auf ähnliche Probleme wie wir?
Tags dieses Artikels: Blogparade, CentralSphere, GTD und Projektmanagement

Es gibt 3 Kommentare zu diesem Artikel.

Christian Henner-Fehr am Freitag, 05.08.2011

Stimmt, mit der klassischen PM-Software stößt man da schnell an Grenzen. Ich verwende für meine Projekte mittlerweile http://www.smartsheet.com/ und https://manymoon.com
Mit Smartsheet erstelle ich den Projektplan und kann dort beliebig viele Dokumente anhängen oder, was ich als großen Vorteil für die Online-Zusammenarbeit sehe, auf GoogleDocs verlinken. D.h. Smartsheet ersetzt mir eigentlich die klassische PM-Software, über die ich den PSP erstelle.

Für die Zusammenarbeit, etwa die Verteilung der Aufgaben, ist das Tool aber ungeeignet, deshalb kommt hier Manymoon zum Einsatz. Auch hier kann ich auf GoogleDocs verlinken. Was aber hier der große Vorteil ist: ich kann für die verschiedenen Bereiche eigene Rechte vergeben, d.h. jeder sieht nur seinen Bereich bzw. seine Aufgaben.

Was ich bis jetzt noch nicht gefunden habe, ist die Kombination beider Tools. ;-)

Axel von Leitner (42he Team Mitglied) am Samstag, 06.08.2011

Hallo Herr Henner-Fehr,

Danke für Ihren Beitrag ? ich kannte beide Tools noch nicht.

Smartsheet sieht sehr flexibel aus, allerdings erinnert mich das auch sehr an Excel im Browser und das muss man mögen. Für mich wäre das aus Usability Sicht kein Tool in dem ich täglich arbeiten möchte ;)

Sie sprechen die Integration mit Google Docs an ? das ist ein spannendes Thema, wo wir auch bereits drüber nachgedacht haben. In welcher Form müssen wir uns aber noch überlegen.

Das zweite Tool gefällt mir da schon besser, das werde ich mir einmal genauer anschauen.

Christian Henner-Fehr am Sonntag, 07.08.2011

Stimmt, mit Manymoon kann man sehr schön zusammenarbeiten, aber die Strukturierung ist etwas schwierig, insofern ist es für die Abwicklung sehr gut geeignet, aber es besteht die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Deshalb nutze ich Smartsheet, aber Sie haben recht, so ein Tool muss man mögen. :-)

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Axel von Leitner

Mitbegründer von 42he. Beschäftigt sich mit den betriebswirtschaftlichen Dingen und steckt viel Herzblut in Design & Usability.
Axel schreibt insbesondere über Produktivität, Design und Startup-Themen.


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